Datenschutzhinweise für Webkonferenzen per Cisco Webex Meetings
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden - ELW
Unterer Zwerchweg 120
65205 Wiesbaden
Telefon: 0611 7153-0
E-Mail: elw(at)elw.de
Die ELW sind ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Wiesbaden ohne Rechtspersönlichkeit, der nach den Bestimmungen des Hessischen Eigenbetriebsgesetzes (EigBGes) geführt wird. Die Landeshauptstadt Wiesbaden und die ELW haben gem. Art. 37 Abs. 3 DSGVO einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten. Sie erreichen diesen unter:
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt Wiesbaden
Wilhelmstraße 32
65183 Wiesbaden
Telefon: 0611/31-3091
E-Mail: datenschutz(at)wiesbaden.de
3. Allgemeines
Die ELW verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Webmeetings (Videokonferenz, Online-Meetings) unter Einsatz von „Cisco Webex“ (Webex). Webex wurde von den ELW über die Deutsche Telekom Business Solutions GmbH (Telekom) beschafft. Die Webex Konferenz und Kollaborations-Lösungen werden durch die Firma Cisco Systems, Inc. mit Hauptsitz in den USA erbracht. Zwischen den ELW und der Telekom wurde eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen.
4. Umfang der Verarbeitung
Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.
Bezeichnung der Datenarten:
• Bestellinformationen zur Weitergabe an den Unterauftragsverarbeiter
• (Vor- und Nachname, Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Rechnungsempfänger)
• Konfigurations- und Kommunikationsdaten (Gerätename, Geodaten, IP-Adresse, „User Agent Identifier“, Operating System Type und Version, Client Version, Endpoint-MAC-Adressen, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp, Benutzername, Organisations-ID, „Universal Unique Identifier“)
• Konferenzinformationen (Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer, Anzahl Meetings, Anzahl Teilnehmer, Gastgebername, Bildschirmauflösung, Einwahlmethode, Diagnoseinformationen)
• Unterstützungsleistungen/Support (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Authentifizierungsinformationen, Systeminformationen, Error-Logfiles)
• Inhaltsdaten der Kommunikation (Video, Audio, Präsentationsmaterial) *)
• Aufnahmen zum Zwecke der Wiedergabe, Bearbeitung und Transkription
• Zugriffs- und Administrationsrechte für Online-Self-Service-Produkte
*) Inhaltsdaten (Audio- und Videodaten) werden nicht aufgezeichnet oder dauerhaft gespeichert. Es sei denn der Verantwortliche / Moderator veranlasst dies explizit für ein Meeting.
5. Wer verarbeitet die Daten?
Empfänger der personenbezogenen Daten sind die ELW. Von Seiten der ELW werden wir auch bei Einsatz von Cisco Webex Meetings (Webkonferenzen) stets einen sorgsamen Umgang mit Ihren Daten pflegen, soweit wir darauf Einfluss nehmen können. Video-, Bild-, Ton- und / oder Fotoaufnahmen aller Teilnehmenden der Webkonferenz sowie ggfls. Unterlagen zu den Inhalten der Webkonferenz und freigegebene Bildschirme sowie Teilnehmendenlisten werden allen Teilnehmenden der Webkonferenz offenbar bzw. können allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Soweit die ELW Aufnahmen von Konferenzen vorsehen, werden Sie vorab gebeten einzuwilligen.
Die ELW haben mit der Deutsche Telekom Business Solutions GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Telekom nutzt dazu Unteraufträge mit der Fa. Cisco International Limited, United Kingdom, Feltham. Für Kunden der Telekom werden die Daten des Verantwortlichen in Rechenzentren in Mitgliedstaaten der Europäischen Union verarbeitet. Die Cisco Systems, Inc. hat ihren Hauptsitz in den USA. Ein Teil der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung von WebEx erhoben werden, findet daher in den USA statt. Die Deutsche Telekom Business Solutions GmbH hat mit Cisco Systems, Inc. Standardvertragsklauseln vereinbart, durch die gemäß Art. 46 DSGVO geeignete Garantien bestehen.
Im Rahmen der Bereitstellung der Webex Telekom Konferenzlösung, werden vom Auftragsverarbeiter insbesondere personenbezogene Daten im Rahmen von
• Beauftragung und Bereitstellung von Cisco Webex Konferenzlösungen
• Hosting von Cisco Webex Konferenzlösungen (z.B. Speichern von Audio-/Videoaufzeichnungen, Chats oder geteilten Dokumenten zum späteren Abruf)
• Verwaltung von Konferenzen und Teilnehmerdaten (z.B. Speichern von Teilnehmerdaten, Agenda, Kommentaren; Verwalten von Einladungen)
• Bereitstellung von Operatorleistungen und Support
• Fehlerbehebung und Support
• Bereitstellung von Reportings
verarbeitet.
Darüber hinaus gelten die Datenschutzerklärungen der „Deutsche Telekom Business Solutions GmbH“ sowie der Fa. „Cisco Systems, Inc.“.
6. Zweck und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Online-Meetings / Videokonferenzen einzurichten und durchzuführen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstaben b) und e) und Art. 88 DSGVO, i.V.m. §§ 3, 23 HDSIG, ggf. i.V.m. entsprechendem Fachrecht bzw. Erlassen, dessen/deren Umsetzung die jeweilige Veranstaltung dient. Die Verwendung Ihres Namens im Zusammenhang mit von Ihnen erstellten Präsentationen oder anderen Dokumenten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 13 UrhG zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung der ELW.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten betreffend Ihre Teilnahme an einer Veranstaltung der ELW (Webkonferenz) gegeben haben, stützt sich die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO.
7. Speicherdauer
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert und dann gelöscht.
8. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog. Drittstaaten) findet durch die ELW nicht statt. Bitte beachten Sie jedoch die Datenschutzhinweise und Datenschutzerklärungen von Cisco-Webex und der Telekom.
9. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen nachfolgende Rechte zu. Diese können Sie beim ELW (datenschutzrechtlicher Verantwortlicher, siehe oben) geltend machen.
Recht auf Auskunft - Art. 15 DSGVO
Sie haben das Recht auf Auskunft über die bezüglich Ihrer Person verarbeiteten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Verarbeitung und die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 33 HDSIG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
Recht auf Berichtigung - Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht, unrichtige Daten Ihre Person betreffend korrigieren zu lassen.
Recht auf Löschung - Art. 17 DSGVO
Weiterhin steht Ihnen das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beim Verantwortlichen zu.
Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die Sie angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 34 HDSIG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Art. 18 DSGVO
Ferner haben Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit, eine weitere Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein. Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten - von ihrer Speicherung abgesehen - nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Recht auf Datenübertragbarkeit - Art. 20 DSGVO
Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für Sie, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um diese ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen oder das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Dieses Recht steht aber dann nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient (Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO).
Recht auf Widerspruch - Art. 21 DSGVO
Darüber hinaus haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für Sie, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist. Es gelten die in § 35 HDSIG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
10. Recht auf Widerruf der Einwilligung – Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch diesen nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die ELW.
11. Recht auf Beschwerde – Art. 77 DSGVO
Sollten Sie sich hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die ELW in Ihren Rechten verletzt fühlen, haben Sie ein Beschwerderecht gegenüber einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
